Como Crear el Inventario de Equipos Médicos Parte 1

Como Crear el Inventario de Equipos Médicos Parte 1

El inventario de equipo médico es la columna vertebral de cualquier Departamento de Ingeniería Biomédica (DIB), pues sin esta valiosa herramienta la planeación en general sería imposible. En esta nota, compartimos una guía práctica para crear el inventario de equipos médicos y algunos consejos para una mejor gestión de estos activos.

Importante: todo lo que leas a continuación es una recomendación por parte de los autores y deberá de ser tomada como consejos para el establecimiento de los procesos para gestión de inventarios.

Paso 1. Definición de objetivos

Antes de iniciar, es importante comprender que es lo que se desea lograr mediante el uso de esta herramienta. El inventario contiene información valiosa para la identificación de todos los “Activos” que lo componen.

Para este punto, sugerimos reunirse con algunos tomadores de decisión (o stakeholders) que puedan aportar experiencia a esta tarea, entre ellos pueden encontrarse el director de operaciones, el director médico, el director general o el director administrativo. Puedes hacerle las siguientes preguntas para así establecer los objetivos del inventario:

  • Según su puesto/cargo, ¿cuál deberá de ser la función del inventario de equipos médicos?
  • ¿Cómo piensan que pueden beneficiarse de la información incluida en el inventario?
  • ¿Qué métricos o indicadores relacionados con el inventario quisieran medir? ¿Por qué?

También puedes hacer estas preguntas a tus compañeros del DIB, e inclusive, puedes consultarlo con compañeros de otras clínicas u hospitales. En general, las respuestas a estas preguntas te ayudarán a comprender la importancia de esta herramienta y establecer los objetivos de contar con un inventario de equipos médicos.

Para crear objetivos SMART, te sugerimos consultar este recurso.

 

Paso 2. Definición de criterios de inclusión

¡Espera, aún no es tiempo de iniciar a recaudar datos!

Por más obvio que suene, es importante definir que activos serán incluidos en el inventario.

A la serie de características que un activo debe de cumplir para ser incluido en un inventario se les conoce como criterios de inclusión, y establecerlos desde un inicio puede significar todo para el DIB debido a los estos definen el alcance de sus actividades (así como el número de activos que atenderán en un programa anual de gestión/mantenimiento).

Algunos criterios de inclusión que puedes utilizar son:

  • La clasificación de los activos, por ejemplo, si estos pertenecen a alguna clasificación como equipo médico, equipo industrial, etc.
  • El resultado del algoritmo Fenningkoh and Smith. Este modelo fue diseñado para definir si un activo será incluido en el inventario según el riesgo que represente hacia el paciente.
  • La pertenencia del activo. Puede ser que se cuente con más de un inventario de equipos médicos en la institución (aunque no es recomendable). De ser así, puedes crear un inventario para los activos propios del hospital o clínica, otro para aquellos que sean rentados, para aquellos que pertenezcan a médicos, etc.

Es de suma importancia que todos los criterios sean escritos en un documento y sean comunicados con el comité directivo para que todos entren en el mismo acuerdo. Piénsalo, esto es todo lo que se necesita para dejar de atender equipos que simplemente no le corresponden al DIB.

 

Paso 3. Identificar a los stakeholders (interesados o afectados)

Esta herramienta contiene información de alto valor para otras áreas (aunque talvez no lo sepan), tales como operaciones, servicios clínicos, entre otros. Estas áreas o servicios de la institución de salud usualmente están dirigidas por algún director o gerente, a quienes debemos de involucrar en este proyecto.

Presentar esta iniciativa con ellos es relevante no solo porque tengan que beneficiarse de esta herramienta, sino porque también porque es una muestra de liderazgo e iniciativa en beneficio de la empresa que representas; recuerda que tú eres el experto en esta materia.

Entrevistar a estos stakeholders y consultar sus expectativas, opiniones, experiencias previas e intereses relacionados a este proyecto puede ayudarte a identificar campos que no habías considerado incluir en el inventario o inclusive métricos e indicadores que les interesa conocer acerca de sus equipos.

Nuestra recomendación sería hablar con el Director de Operaciones como prioridad, así como con el Director Médico, quienes usualmente se relacionan más con el equipo médico y su aplicación en el día a día.

Recuerda siempre escribir cualquier dato relevante en tu bitácora del proyecto.

Para más información acerca de gestión de stakeholders, te sugerimos leer este recurso.

 

Paso 4. Establecer la frecuencia para realizar el conteo cíclico

El inventario debe de auditarse en una frecuencia lógica y realista para garantizar que la información que lo conforma es precisa y real. Sugerimos realizar un conteo cíclico (por lo menos) una vez cada 6 meses, en donde deberás tomar una muestra representativa de activos de cada área para confirmar los datos registrados en tu inventario.

Si cuentas con el personal suficiente, y también el tiempo para realizar un estudio más minucioso, sugerimos corroborar la información y cantidad de todos los activos por lo menos una vez al año. Para esta actividad es excelente involucrar a practicantes quienes puedan aprender de los procesos de gestión bajo una supervisión adecuada.

Para conocer qué es un conteo cíclico y por qué es importante, consulta esta nota

 

Paso 5. Selección de la herramienta para gestión del inventario

La herramienta preferida de los ingenieros biomédicos (por lo menos en México) es MS Excel, aunque nuestra sugerencia sería utilizar un CMMS (Computerized Maintenance Management Software) que permita más funcionalidades que registrar activos.

Para la gestión de inventarios en Ms Excel, es importante contemplar lo siguiente:

  • Estandarizar la nomenclatura de tipos de activos, marcas, proveedores y demás campo que puedan estandarizarse.
  • Asignar la modificación del inventario a una sola persona, preferiblemente el Jefe del Departamento de Ing. Biomédica o Equipos Médicos
  • Codificar cada activo registrado para poderle asignar sus entregables y documentos a un mismo expediente (por ejemplo, ordenes de mantenimiento, capacitación, instalaciones, solicitudes de trabajo, etc.).

Esta ultima parte es vital, pues el expediente del equipo debe de contener toda la información del historial del activo, incluyendo gastos, mantenimientos, etc.

Para conocer más acerca de los CMMS, te sugerimos este documento de la OMS.

Puedes solicitar una prueba gratuita de nuestra plataforma TINC CMMS haciendo clic aquí.

 

Paso 6. Seleccionar los campos que conformarán la información de cada activo

En MS Excel, el número de columnas (campos) es infinito… Sin embargo, eso no significa que incluir 50 campos sea la mejor opción más productiva.

Existe mucha información que puedes recabar de los activos, te compartimos algunos de los campos más relevantes:

  • Código de Identificación
  • Clasificación de Riesgo
  • Fecha de Adquisición
  • Año de Instalación
  • Vida Útil Estimada
  • Clasificación o Familia
  • Sub Clasificación
  • Tipo de Activo
  • Marca
  • Modelo
  • Número de Serie
  • No. De Factura
  • Costo de Adquisición
  • Pertenencia o Propiedad
  • Estado
  • Proveedor Comercial
  • Proveedor de Servicio
  • Frecuencia de Mantenimiento Preventivo

Para seleccionar los campos que incluirás en tu inventario, te sugerimos seguir las siguientes dos reglas:

  1. El campo seleccionado ayuda a identificar el activo
  2. El campo seleccionado ayuda a producir un métrico o indicador relevante

Una vez seleccionados los campos, puedes pasar a tu plantilla y comenzar a crear la base de esta importante herramienta.

Si deseas saber más acerca de estos campos, su definición o que métricos pueden producir, puedes ponerte en contacto con nosotros mediante WhatsApp al número +52 1 (33) 2954 8796 o en el correo Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo..

En la siguiente nota de blog, “Como Crear el Inventario de Equipos Médicos Parte 2” hablaremos acerca de como comenzar a llenar y gestionar tu inventario. Si deseas recibirla en tu correo, no olvides registrarte en nuestro formulario de contactos: http://eepurl.com/dyCOpf.

En TINC CMMS buscamos apoyar a profesionales en Ingeniería Clínica a realizar su trabajo de manera más sencilla a través de la creación y comercialización de sistemas CMMS para una mejor gestión del equipo médico. Si deseas ponerte en contacto con nosotros, escríbenos en Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo..  


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